Excel में Attendance Sheet क्या है?

 Excel में Attendance Sheet क्या है?

Attendance Sheet (हाज़िरी शीट) एक ऐसा Excel फॉर्मेट होता है जिसमें किसी संस्था, स्कूल, ऑफिस, या क्लास के सभी लोगों की उपस्थिति (Present/Absent) को रिकॉर्ड किया जाता है। यह शीट आपको यह जानने में मदद करती है कि कौन-कौन किस दिन उपस्थित था और किस दिन नहीं।

आपके पास एक Excel शीट में Employee ID, Name और हर दिन की हाज़िरी जैसे P (Present), A (Absent), H (Half Day), L (Leave) का पूरा रिकॉर्ड है, और आप चाहते हैं कि हर कर्मचारी के लिए कुल Present, Absent, Half Day और Leave का हिसाब निकले — तो आइए इसे step-by-step और आसान भाषा में समझते हैं।

जब आप किसी कर्मचारी की Attendance Sheet बना रही हैं, तो सिर्फ यह जानना कि उसने कितने दिन "Present" या "Absent" रहा, काफी नहीं होता।हमें ये भी जानना होता है कि उस महीने में कुल कितने दिन Attendance रिकॉर्ड की गई है अब यहाँ एक फोर्मुले की मदद  से टोटल दिन को काउंट करेंगे 

टोटल दिन निकालने के आपको counta फार्मूला का यूज़ करना है अब टोटल दिन कहा चहिये उस सेल पर क्लिक करे अब बराबर लगाकर लिखे counta अब ब्रेकेट ओपन करके अपनी रेंज को सेलेक्ट करे यानि अब आपको 01-04-2025 से 30-04-2025 की रो को सेलेक्ट करना है अब ब्रेकेट बंद कर दे 

अब आप देखेंगे की टोटल दिन आ गये है आप सोच रहे होंगे की इसके लिए फोर्मुले की क्या जरुरत है तो counta फार्मूला दिन के साथ साथ ये बताता है की आपने जो रेज सेलेक्ट की उसमे से कितनी सेल भरी हुई है 

जैसे अभी मेने यहाँ पर एक सेल को खाली कर दिया उस सेल में कुछ नही लिखा तो अब आप देखोंगे की टोटल days 29 आ रहे है तो counta फार्मूला यह बताता है की कितने सेल भरे हुए है 

Half Day का मतलब कर्मचारी या छात्र पूरा दिन ऑफिस/स्कूल में मौजूद नहीं रहता,लेकिन उसने आधा दिन काम या पढ़ाई की है,तो उसे हम Half Day यानी आधा दिन उपस्थित मानते हैं। अब हाफ day के लिए हम यहाँ एक फार्मूला यूज़ करेंगे

हाफ day निकालने के लिए आपको countif फोर्मुले का यूज़ करना है जिस सेल पर हाफ day निकालने है उस सेल पर क्लिक करे अब बराबर लगाये और लिखे countif ब्रेकेट ओपन रेंज सेलेक्ट करे अब कोमा फिर 

inverted commas लगाना है अब आपको क्या चाहिए वो लिखे जैसे अभी हमें हाफ day निकालना है तो h लिखे और inverted commas लगाकर ब्रेकेट बंद कर दे 

अब आप इंटर करेंगे तो टोटल हाफ day आ जायेंगे

अब हमें यहाँ पर निकालना है leave 

Leave का मतलब होता है –

जब कोई कर्मचारी या छात्र पूरे दिन गैरहाज़िर रहता है और उसने पहले से छुट्टी के लिए अनुमति ली होती है।

leave निकालने के लिए सैम फार्मूला यूज़ करना है countif का जिस सेल में leave निकलाना उस सेल पर क्लिक करे बराबर लगाये और लिखे countif ब्रेकेट ओपन रेंज सेलेक्ट करे कोमा लगाये अब inverted commas leave के लिए l लिखकर inverted commas बंद ब्रेकेट बंद कर दे

अब ब्रेकेट बंद करने के बाद आप जैसे ही इंटर करते है तो टोटल leave आ जाएँगी 

जब कोई कर्मचारी या छात्र पूरे दिन ऑफिस या स्कूल नहीं आता और उसने कोई छुट्टी (Leave) भी नहीं ली होती,तो उसे हम Absent मानते हैं। 

absent निकालने के लिए भी आपको सैम फार्मूला अप्लाई करना है countif Excel में Attendance Sheet क्या है?अब inverted commas में absent के लिए a लिखना है बाकी सेम फार्मूला है 

अब  जैसे ही आप इंटर करोंगे तो टोटल absent आ जाएँगी 

अब हमें निकलाना है प्रेजेंट यानि एम्प्लोयी पुरे महीने में कितने दिन ऑफिस आये है प्रेजेंट निकलाने के लिए हम यह एक फार्मूला यूज़ करेंगे 

प्रेजेंट निकालने के लिए बराबर लगाए अब टोटल day को सेलेक्ट करे माईनस लगाए अब absent सेलेक्ट करे फिर माईनस लगाए ब्रेकेट ओपन करे अब हाफ day सेलेक्ट करे अब  हाफ को डिवाइड करे 2 से और ब्रेकेट बंद इंटर 

आप चाहे तो countif की मदद से भी प्रेजेंट निकाल सकते है लेकिन हाफ day भी इसलिए हमने ये फार्मूला यूज़ किया इसमें इसने absent को माईनस कर दिया और हाफ day को भी जोड़ दिया 

अब जैसे ही आप फार्मूला लगाकर इंटर करते है तो टोटल प्रेजेंट आ जाएँगी

यहाँ 28.5 आ रही है इसका मतलब है ये 28 दिन आये है और 5 का मतलब है एक हाफ day लिया  है यानि आधे दिन काम किया है 

उमीद है प्रेजेंट absent हाफ day leave एम्प्लोयी attendece sheet के बारे में अच्छे से समझ आया होगा